Guía para organizar tu evento Solidario

Organiza tu evento en 7 pasos

Captar fondos puede parecer una tarea abrumadora, pero los siete pasos que vamos a mostrarte te ayudarán a preparar el evento perfecto. Si necesitas ayuda o asesoramiento en algún momento, contacta con nosotros.

Contacta con nosotros en eventos@duchenne-spain.org o en el teléfono 658 16 77 13 (Mary Paz Hermida González) para resolver cualquier duda o contarnos tus ideas.

1. Escoge tu evento

Puedes preparar cualquier cosa, desde organizar una carrera ciclista a un desfile de modelos o la venta de dulces. Si necesitas inspirarte, puedes echar un vistazo a nuestra sección “Ideas para eventos”.

2. Decide fecha y lugar

Planificar un evento puede llevar tiempo. Por eso, cuanto antes empieces, mejor. Elige pronto una fecha para tener una meta clara.

¿Necesitas un lugar? Para una pequeña fiesta puede bastar tu casa, un centro social de tu barrio, parroquia o similar. Si necesitas un lugar más grande o pedir una licencia para organizarlo, tal vez puedas hacerlo en un colegio, una plaza pública o un local de tu barrio. Presenta la idea a los responsables del lugar y cuéntales que se trata de una actividad de recaudación para una causa social. De este modo, podrías conseguir el local de forma gratuita o con descuento.

3. Solicita ayuda

  • Invita a participar a tus amigos y familiares. Cuando tengas tu equipo de personas voluntarias, asigna a cada una una tarea concreta para no tener que hacerlo tú todo.
  • Habla con los comercios para conseguir buenos precios o donaciones. Puedes ofrecerles publicidad gratuita a cambio. Contacta con nosotros si necesitas una carta de autorización para realizar el evento en beneficio de Duchenne.
  • Solicítanos material de merchandising: camisetas, pulseras, etc., a través de la hoja de pedido que encontrarás en la sección “Material para tu evento

Si es la primera vez que organizas un evento, no temas solicitar ayuda o donaciones a los amigos y a los pequeños comercios.

El contacto directo suele funcionar bien en estos casos. Puedes dirigirte personalmente o enviarles un correo electrónico. Explícales por qué estás recaudando fondos y para qué y también cómo piensas hacerlo.

4. Márcate un objetivo

  • Establece un objetivo de recaudación y tómalo en cuenta en la planificación de tus actividades.
  • Piensa de qué modo puedes obtener el objetivo marcado. Si quieres organizar un concierto, puedes vender entradas de forma anticipada, por ejemplo. Ticketea Unite permite utilizar su plataforma de venta de entradas sin ningún tipo de gastos de gestión para las asociaciones. Pregúntanos cómo.
  • Vigila las entradas y salidas de dinero para asegurarte de que no gastas más de lo que recaudas. Procura recaudar al menos cuatro euros por cada euro que se invierta en la actividad. Puedes consultarnos si tienes dudas, para que te asesoremos.

5. Promueve tu evento

  • Una vez que tu evento esté organizado, difúndelo y háznoslo saber para difundirlo también en las redes sociales de Duchenne. Cuanta más gente conozca la actividad de recaudación que has impulsado, más dinero podrás conseguir.

Contactos

Te sorprenderá descubrir la generosidad de las personas cuando les muestres el entusiasmo con el que recaudas fondos para Duchenne.

¿Por qué no organizar una charla de sensibilización en el cole de tu hijo, tu centro social, tu equipo deportivo u otras redes en las que te mueves?

Carteles

Puedes colocarlos en tu centro de trabajo, tiendas de barrio, colegio, iglesia o gimnasio.

También puedes solicitar que publiquen una versión digital del cartel en la web o redes sociales de estas entidades.

Radio local y prensa

La aparición en los medios de comunicación locales es uno de los mejores medios para obtener apoyo y publicidad.

Llama al periódico o radio de tu localidad e infórmales de tu evento. Seguro que están encantados de difundirlo.

Email

Si tienes que enviar muchos emails por motivos de trabajo o en tus relaciones sociales, utiliza tu firma de correo para dar a conocer el evento e incluye un enlace a la página web en la que recaudas los fondos.

Redes Sociales

Las redes sociales son una excelente manera de difundir el evento. Anuncia el evento en Facebook e invita a tus amigos a que te sigan. Mantenla actualizada con fotos, el dinero recaudado, etc. Convoca a tus contactos en Twitter y pídeles que retuiteen tus mensajes.

Blogs

Escribe sobre tu evento en un blog. Comparte tus experiencias y los planes para el gran día y actualiza periódicamente lo que vas recaudando. Podemos incluir tu experiencia en nuestra web.

migranodearena.org

Es una plataforma online para captar fondos. Puedes crear tu página a nuestro favor a través de unos pasos muy sencillos. Comprueba los retos que ya se han lanzado para inspirarte.

Puedes personalizar tu página con fotos que puedes remitir a tus amigos vía Facebook, Twitter, o incluso imprimirlas en formato cartel. Pregúntanos cómo proceder para que las donaciones lleguen directamente a la cuenta de Duchenne.

6. Haz que tu evento sea seguro

Incluimos algunas cuestiones que necesitas tener en cuenta cuando planifiques tu evento. Si la respuesta a las preguntas que planteamos es afirmativa, te recomendamos seguir algunos consejos para asegurarte de que tu evento ofrece todas las garantías legales y de seguridad.

  • ¿Tienes previsto hacer publicidad?

En las piezas de publicidad gráfica (carteles, folletos, etc.) y publicidad online, por favor, ten en cuenta que estás recaudando fondos para Duchenne Parent Project y que estamos reconocidos como una asociación no lucrativa y de utilidad pública.

Si es la primera vez que organizas un evento, contacta con nosotros antes para comunicarnos tu plan. Por otro lado, si necesitas imprimir materiales con nuestro logo, descárgalo de nuestra sección “Material para tu evento

  • ¿Vas a hacer recaudación directa?

– Contáctanos si necesitas una carta de autorización.
– Asegúrate de solicitar el correspondiente permiso si vas a recaudar en la calle o en una entidad privada.
– Guarda la recaudación de forma segura.
– Cuando cuentes la recaudación, hazlo al menos con otra persona presente y formaliza la fecha, lugar y las personas que han sido testigos del recuento.

  • ¿Tienes pensado vender comida?

Consulta la regulación relativa a higiene y manipulación de alimentos de tu localidad.

  • ¿Tienes previsto vender alcohol?

Consulta si necesitas una licencia para poder hacerlo.

  • ¿Quieres hacer una rifa?

Averigua si para el tipo de rifa que quieres realizar existe alguna regulación o es necesario solicitar algún permiso específico.

  • ¿Tienes previsto que asistan niños y niñas a tu evento?

– No tomes fotos a los menores de 16 años sin el permiso de sus padres.
– Los menores de 16 años no pueden participar en una rifa.
– Los niños y niñas menores de 16 años necesitan el permiso de los padres y madres para poder participar en un evento de recaudación para nosotros.

  • ¿Esperas que participe mucha gente en el evento?

Es posible que necesites un permiso para organizarlo o que tengas que informar anticipadamente para adoptar las medidas de seguridad oportunas.

  • ¿Vas a necesitar cobertura de primeros auxilios?

Puedes consultar al 112 o la Cruz Roja para ver qué cobertura pueden ofrecerte y qué coste tiene.

  • ¿Necesitas algún tipo de seguro?

Contacta con nosotros para conocer si precisas algún seguro concreto en la actividad que te propones realizar.

  • ¿Necesitas asesoramiento para analizar y evitar potenciales riesgos?

Algunos eventos, sobre todo los que se hacen en la calle, pueden requerir un análisis de riesgos. Contacta con nosotros si quieres asesoramiento.

7. Envía tu recaudación

  • Una vez que tu evento ha finalizado, solo falta enviarnos la recaudación. Puedes hacerlo por los siguientes canales. Y recuerda, que sea cual sea el monto total, ¡cada gota cuenta!

Online

La recaudación puede enviarse a través de PayPal o automáticamente si has utilizado la plataforma migranodearena.org

Por transferencia

Banco Popular: ES53 0075 0412 4106 0091 5423
La Caixa: ES06 2100 2626 3002 1020 4342
Open Bank: ES37 0073 0100 5205 0402 8187

Cuestiones importantes

  • Recaudaciones en efectivo. Por favor, no envies dinero por correo postal, haznos una transferencia a cualquiera de las cuentas anteriores.
  • Recaudaciones online. Si has utilizado la plataforma migranodearena.org, recibiremos tus donaciones de forma automática cuando la fecha del reto haya concluido. Esto suele ocurrir al mes del evento. Por favor, avísanos.
  • Carta de agradecimiento personalizada. Si quieres agradecer una donación muy generosa o el apoyo valioso de alguna persona que te ha ayudado en tu evento de recaudación, dínoslo y te podemos enviar una carta personalizada.
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